Branschnyheter

Sverige efter i digital kvittohantering

Nära hälften av nordiska företag använder fortfarande manuella kvittoprocesser, visar en ny rapport. Och företag i Sverige är sämst på att digitalisera pappershanteringen.

Det finns stora förbättringsmöjligheter för svenska företag när det gäller digitaliseringen av papperskvitton. Det visar en ny rapport från Eurocard, där det framgår att Sverige har kvar att lära av våra nordiska grannländer.

Att Sverige ligger efter i digitala kvittohanteringen kan bero på att lagstiftningen här fortfarande kräver att företag sparar papperskvitton, framhålls i analysen av rapporten.

Resultat har tidigare skrivit om utredningen om en modernare bokföringslag och den konsekvensanalys av de besparingar som skulle kunna göras kopplat till utredningens uppdrag på bokföringsområdet.

I den studien konstaterade konsultföretaget Trinovo, som genomförde analysen, att regelverket kring arkivering av pappersmaterial kostar cirka 3,9 miljarder kronor i strulig administrativ hantering varje år.

Enligt den färska undersökningen från Eurocard kräver närmare hälften (47 procent) av alla företag att deras anställda lämnar in papperskvitton. Drygt två av fem (38 procent) säger att det har haft en negativ påverkan på deras medarbetares motivation.

Vidare påpekas att även när man sparar papperskvitton får ett företag en effektivare kvittohantering om medarbetaren kan digitalisera sina kvitton i samband med köpet.

Bland annat har företag som använder sig av en digital kvittohanteringsprocess via en app sett en ökning på 190 procent av medarbetares motivation sedan de bytt till ett digitaliserat system.

Andra nyckelinsikter från rapporten är:

• Direkta digitala kvitton kan minska kvittohanteringstiden med upp till 12,5 minuter per kvitto jämfört med manuell hantering.
• 81 procent av nordiska företag kräver att anställda ska digitalisera sina kvitton, men bara hälften (49 procent) ger dem rätt verktyg att göra det.
• Generellt låg förståelse för vad det verkligen kostar företag med kvittohantering.
• Digitala kvitton kan reducera felfrekvensen med upp till 17 procent i jämförelse med fysiska kvitton då man eliminerar den mänskliga faktorn.
• 77 procent av företagen som använder en kvittohanteringsprocess via en app eller direkta digitala kvitton har fått en positiv effekt på kontrollprocessen.

235 nordiska företagskunder till Eurocard svarade på frågorna. Utöver det genomfördes fyra expertintervjuer och åtta djupintervjuer.

Sofia Hadjipetri Glantz