Branschnyheter

Krav på namn och adress på fakturan. 

Skatteverket har i ett nytt ställningstagande förtydligat sin syn på vad som avses med momslagens krav på att en fullständig faktura ska innehålla uppgifter om säljarens och köparens namn och adress.

Nytt ställningstagande

Enligt momsreglerna ska en faktura innehålla en rad olika uppgifter, bland annat ska uppgifter om säljarens och köparens namn och adress finnas med (11 kap 8 § ML). Skatteverket har kommit med ett nytt ställningstagande om hur man bedömer kravet på uppgifterna om säljarens och köparens namn och adress.

Syftet med namn och adress

Skatteverket börjar med att slå fast att syftet med att en fullständig faktura ska innehålla namn och adress är att aktörerna i en viss ekonomisk transaktion ska kunna identifieras. Därmed blir det klarlagt vem som ska redovisa och betala den utgående momsen och vem som har rätt till momslyft.

Begreppet namn

Om säljarens namn finns registrerat hos Bolagsverket kan det företagsnamnet anges på fakturan. Är namnet inte registrerat hos Bolagsverket anges det namn som finns i Skatteverkets register. En enskild näringsidkare som inte har registrerat sitt namn hos Bolagsverket ska ange sitt eget för- och efternamn i fakturan. Motsvarande gäller uppgift om köparens namn.

Förkortningar och koder

Namnuppgifterna ska alltså vara så otvetydiga att det inte går att förväxla namnet med något annat företag. Det innebär enligt Skatteverket att namnet måste vara fullständigt. Förkortningar av namn eller koder generellt ska inte användas i en faktura, om det inte är i affärslivet vedertagna förkortningar som exempelvis LKAB.

Om ett företag, exempelvis ett auktionsföretag, utfärdar en faktura som av anonymitetskrav inte skriver säljarens (huvudmannens) namn, utan istället använder sig av ett kodnummer uppfylls inte momslagens krav. Enligt Skatteverket kan dock en sådan bristfällig faktura läkas med ett förtydligande av koden där säljaren med säkerhet kan identifieras. Säljarens namn kan utelämnas av anonymitetskäl om följande förutsättningar är uppfyllda:

  • Både köparen och säljaren kan få tillgång till det förtydligande där säljaren kan identifieras.
  • Skatteverket ska vid behov få tillgång till detta förtydligande.

Särskilt företagsnamn (bifirma)

Ett företag kan utöver sitt företagsnamn ha ett särskilt företagsnamn. Ett särskilt företagsnamn används för en avgränsad del av företagets verksamhet och är inte en självständig juridisk person. Skatteverket anser att det inte räcker med att det särskilda företagsnamnet står som säljare på en faktura utan fakturan måste alltid innehålla uppgift om det säljande företagets riktiga namn för att säkert kunna identifieras.

Begreppet adress

Skatteverket konstaterar att det i momsreglerna inte finns någon definition av begreppet adress, men adressens huvudsakliga uppgift är att tillföra namnuppgiften ytterligare information som gör det möjligt att identifiera företaget. Adressen är av stor betydelse för att man ska kunna särskilja ett företag från ett annat med samma eller liknande namn.

Skatteverket anser att med begreppet adress menas en fysisk plats dit traditionell post- och brevutdelning görs, det vill säga en postadress såsom gatuadresser och postboxadresser.

En internetadress ger som regel ingen säker information om vilket företag det är frågan om. Av en sådan adress framgår det inte heller med säkerhet i vilket land som säljaren eller köparen är verksam. Skatteverket anser därför att en internetadress inte ger tillräcklig information för att uppfylla syftet med adressuppgiften på en faktura.

Flera postadresser

En säljare som har flera postadresser kan välja vilken adress som ska anges på fakturan. Skatteverket rekommenderar dock att fakturan förses med huvudkontorets postadress eller postadressen för det verksamhetsställe varifrån varan levererats eller tjänsten tillhandahållits.

Om säljaren ska skicka fakturan till någon annan än köparen, till exempel till köparens bokföringsbyrå, anser Skatteverket att även köparens postadress ska anges på något lämpligt ställe på fakturan.

Faktura på en anställds utlägg

Det kan förekomma att en anställd gör ett inköp med egna medel som sedan ersätts av arbetsgivaren. På fakturan är det då den anställde som står som köpare. Om den anställde har gjort ett inköp för sin arbetsgivares räkning kan fakturan godkännas som arbetsgivarens verifikation, trots att namnet på fakturan är fel. Enligt Skatteverket förutsätter det dock att fakturan innehåller övriga uppgifter som krävs enligt momsreglerna.

Skatteverkets ställningstagande 8-1832503

Redaktion: Björn Lundén AB